デジタルコミュニティで支える北海道大学の事務DX

事例紹介

mode_edit

2025.11.25

こんにちは！「事務職員が変われば、北大は変わる」を信じてる、北海道大学DX業務推進室の佐久間です。

2023年にTeams上に設置した「北大職員デジタルコミュニティ」（以下デジコミュ）を紹介します。

皆さんは業務中、デジタルツールの使い方が分からないときはどうしていますか？本学にはデジタルツールのヘルプデスクがありません。そのため使い方が分からない時に「まずは詳しそうな職員に聞く」職員も多く、「詳しそうな職員」への負担の集中が課題になっていました。

一方で、デジタルツールの進歩が加速している中、便利な使い方を知りたい、共有したいというニーズが高まっています。使い方の共有は全体のデジタルリテラシー向上や、デジタルツールの活用にとって重要なポイントとなっています。

こうした背景があり「まずは自分で検索して調べる」ことや「職員同士の協力」を目的として、Teams上にデジコミュを設置しました。

北大職員デジタルコミュニティ概要

使用ツール：Microsoft Teams
対象者：全職員
内容：
デジタルツールに関して、参加者同士での質問、相談、情報共有を行う。
原課担当者に返信義務はなく、業務上の取り扱い確認等、必要がある場合には担当宛に直接連絡を取る。

多様な設置チャネル

チャネルは話題別に10個設置されています（2025年11月現在）。参加者から「どこに投稿していいのか分からない」という声が上がったため、細分化を行いました。

さらに、デジタルに直接関係のないチャネルを設けています。デジタルやDXに直接興味がない人もコミュニティに参加するルートを作り、目に触れる環境を構築しました。

チャネル一覧

一般チャネル
コミュニティの目的や利用ガイドを掲載。
【共有】業務お役立ち情報
業務に役立つ情報（アプリケーションの使い方等）を共有する場。Teamsのちょっとした使い方やExcelのショートカットキー、Windowsの基本機能など、職員が便利だな！と思った機能が投稿されています。
【質問】デジタル業務環境（事務用PC等）
事務用PCの使い方など業務環境について、参加者同士で質問や相談をする場。メーラーの不具合やアカウント設定等で困った際に利用されています。
【質問】アプリケーション関係
業務で使用するアプリケーションについて、参加者同士で質問や相談をする場。グループウェアやAdobe製品の使い方の質問などで利用されています。
【共有・質問】生成AI（Copilot等）
業務で使用する生成AIについて、参加者同士で質問や相談をする場。プロンプトの共有や生成AIの使い方の相談などで利用されています。
【共有・質問】業務自動化（Power Automate等）
業務で使用する自動化ツールについて、参加者同士で質問や相談をする場。自身で作成したマクロの共有や、自動化ツール作成時の相談などで利用されています。
【共有】事務DXチャネル
DX業務推進室から事務DX・業務改善について、学内情報の掲載や意見照会を行う場。
事務用消耗品リサイクル
すぐやるPJ※の成果の1つ。不要な消耗品（ファイルやテープ類など）を譲り合う場です。「譲りたい人」と「欲しい人」が直接やり取りすることにより、手続きが簡単になり、特定の部署に負担がかからない仕組みとなっています。
電子ブック
すぐやるPJ※の成果の1つ。本学附属図書館で利用できる電子書籍から、事務DX推進に役立つものをテーマごとに紹介しています。
職員レクリエーション活動
すぐやるPJ※の成果の1つ。職員のレクリエーション活動の情報共有を行う場。職員レクリエーションについてメンバーや大会参加者の募集などを行えます。職員コミュニケーションの活性化や健康増進を図る取り組みです。