こんにちは！「事務職員が変われば、北大は変わる」を信じてる、北海道大学DX業務推進室の佐久間です。

Microsoft 365 Copilotをもっと活用するためには、業務に関する情報がTeams上に適切に共有・蓄積されていることが重要だと感じています。 そこで当室では、「Microsoft Teamsでの情報共有の考え方」を作成しました。

業務の背景や判断の経緯がTeamsに残ると、Copilotが活用しやすくなるだけでなく、業務の引継ぎや状況把握が容易になり、組織として継続的に業務を遂行しやすくなります。

今回作成した資料では、Teamsを単なる「連絡の場」ではなく、「業務の経緯を共有する場」として活用していくための考え方をまとめました。

「Microsoft Teamsでの情報共有の考え方」の概要をご紹介します。

Teamsは業務の経緯を共有する場

Teamsが次のような状態になっていないでしょうか。

• チャットで個別にやり取りして終わる

• 同じ資料が複数バージョンで散在している

• 同じ話題なのに参加者が違うチャットが乱立している

• 決定理由が分からず、後から確認できない

これらは情報が分散し、業務効率を下げる要因となります。

Teamsを「連絡の場」ではなく「業務の経緯を共有する場」として活用するために、普段使用している中で特に効果的だと感じたことを３つのコツに整理しました。

効果的な3つのコツ

情報を個人間のやり取りや限定的な範囲に閉じないことがポイントです。自分が直接関係しないチャネル上の会話は「事務室内の会話が聞こえてくる」くらいのイメージを持つと、３つのコツを取り入れやすくなります。

① 情報を1か所に集める

情報を集約するときは、次の3点を意識します。

• 同じ業務に関する情報は、同じ場所に集約する

• 情報は、後から探せる場所に置く

• 原則は標準チャネルを使用する

もったいない例
• 担当者同士のチャットだけで完結する
• 担当ごとにプライベートチャネルを設置する

推奨例
• 業務Aの相談・進捗・資料を「業務Aチャネル」に集約する
• 関係者以外も閲覧できる状態で記録を残す

② 会話・決定・ファイルを同じチャネルに集める

業務の経緯を追いやすくするためには、次の3点を意識します。

• チャネルは業務テーマ単位で作成する

• 会話・決定・ファイルを、同じチャネルに一体で集約する

• ファイルは1つを更新し続ける

もったいない例
• 同じチャネルのメンバーなのに、別チャットで調整する
• 会話はTeams、資料はメール添付で共有する
• 「最終版」「修正版」などファイルが増え続ける

推奨例
• 関係者を絞る場合はメンションやタグを使ってチャネル内で完結させる
• 会話の流れの中でファイルを共有・更新する
• 常に1つのファイルを共同編集し、履歴で管理する

③ 「誰が・何を・なぜ」が分かるようにする

後から見ても内容を理解できるようにするためには、次の3点を意識します。

• 決定事項だけでなく、議論の過程・判断理由も含めて共有する

• 口頭で調整したことも、メモとして要点を投稿する

• 相手を絞りたい場合はタグを設定する

もったいない例
・チャットや電話で調整し、結論だけをチャネルに書いて、理由が不明 
・メンションがなく誰宛か不明

推奨例
• 「〇〇のため、△△案で進めます」と記録
• タグで相手や関係する人を明示する

＋α 投稿を見る側の工夫

• 自身が関係するチャネルの投稿には、一通り目を通す

• 確認したらリアクションで反応を示す

まとめ

今回ご紹介した内容は、DX業務推進室が考える、Teamsを情報共有の場として活用するための基本的な考え方です。日々の業務の中で少しずつ意識するだけでも、情報は探しやすくなり、後から経緯を追いやすくなります。

迷ったら、まずは次の3点を意識してみましょう。

• 情報を1か所に集める

• 会話・決定・ファイルを同じチャネルに集める

• 「誰が・何を・なぜ」が分かるようにする

電話の伝言メモを付箋からTeamsの雑談チャネル※に変えるだけでも第一歩です！

※資料内で、チームには業務テーマ単位のチャネルのほかに「雑談や分類の難しい投稿用のチャネル」を別途設置することをおすすめしています。

「Microsoft Teamsでの情報共有の考え方」の構成

「Microsoft Teamsでの情報共有の考え方」では、次のようなテーマについて考え方や具体的な方針をまとめています。

• Teams使用時に意識すること … 業務の背景や判断の経緯を残し、情報を1か所に集約する考え方

• コミュニケーション手段の使い分け … 電話・メール・Teams、およびチャット・チーム・チャネルの役割

• 投稿に気づくための設定 … 通知や表示方法など、必要な情報を見落とさないための工夫

• 投稿・メンション・通知・リアクションで意識すること … それぞれの役割と、円滑に確認するための考え方

• タグの扱い方 … 投稿内容の対象者や役割を分かりやすくするための工夫

• チャットの扱い方 … チャネルとの使い分けや利用時の注意点

• チームの扱い方 … 組織ごとに情報共有の場を作る考え方

• チャネルの扱い方 … 業務や案件ごとに情報を分類・集約する方法

• ファイルの扱い方 … 文書の共同編集や共有、保存が必要なファイルの扱い方

• Teams会議の利用 … 会議内容を記録・共有し、業務の経緯を残す方法

以上、「Microsoft Teamsでの情報共有の考え方」についてご紹介しました。

Microsoft 365 Copilotの活用を考える中で、改めて情報共有の重要性を感じました。本資料はCopilot活用をきっかけに整理した内容ですが、Copilotを利用していなくても、業務の引継ぎや状況把握、組織としての知識共有に役立つ考え方です。今回整理した考え方が、Teamsの使い方や情報共有のあり方を考えるきっかけになればと思います。