「Microsoft 365 Copilot 業務課題解決アイデアソン」を開催しました

2025年9月26日（金）に、本学にて、「Microsoft 365 Copilot 業務課題解決アイデアソン」を開催しました。

北海道大学DX業務推進室では、2025年1月よりMicrosoft 365 Copilotの業務利用試行を開始、2025年6月には効果測定を行いました。今回はその集大成として、実際の業務課題にCopilotを活用して取り組むアイデアソンを実施しました。

※アイデアソンとは…
特定のテーマについて、参加者が短期間で集中的に意見を出し合い、アイデアを形にしていくイベントのこと

実際の業務課題を題材とした理由

この企画では、Copilotを使って業務課題を解決するグループワークを行い、事務DX戦略で掲げる「新しい業務への積極的な対応」の体験を得ることを目的としました。

参加者３～４名ごとに３つのチームにわかれ、「社会から応援される北大になるためには？－職員が考えるクラウドファンディングプロジェクト－」を題材としたアイデアソンがスタートしました。

「社会から応援される北大」を考える

冒頭では、広報課卒業生・基金室の内藤さんの協力により、北大フロンティア基金や北海道大学クラウドファンディングなど寄附業務の概要を学び、そのうえで提示された以下３つの課題にチームで取り組むことになりました。

• 「職員としての経験や知識」を生かしたクラウドファンディングプロジェクトの企画

• クラウドファンディングプロジェクト企画書の作成

• クラウドファンディングプロジェクトWebページの作成

職員＋Copilotのチーム

アイデア出しはCopilot Chat、企画書はWordやPowerPoint、WebページはLoopを使用し、それぞれのアプリでMicrosoft 365 Copilotの機能も活用しながら、チームでの協働となりました。

これまでMicrosoft 365 Copilotを積極的に活用してきた職員も個人での使用がほとんどで、限られた時間の中で職員とCopilotがひとつのチームになって業務に取り組むというのは、はじめての経験となる者が多かったようです。

当初は戸惑いもみられましたが、議論の叩き台をCopilotに作らせたチーム、Webページのモックアップ作成をCopilotに任せたチーム、職員だけでなくCopilotもチームメンバーとみなして全員の役割分担と時間配分を最初に定めることですべての課題を時間内にクリアしたチームなど、これまでのCopilot活用の経験を生かした動きが随所にみられました。

参加者の感想

• Copilotはこれまで個人作業にしか使っていなかったので、「複数名でリアルタイムに使う」、「サポートメンバーとして使う」というのは初めての体験だった。

• 人間だけで取り組んでいたら、調査や検討に時間を要したり持ち帰りになっていたであろうところ、Copilotを有効活用することでスピード感をもって課題解決を進められる感覚があった。

• 人間とCopilotがチームとして協働するイメージが掴めた。同時に、現時点では人間側が操縦士となる必要がある段階とも感じた。

• Copilotに任せられる業務が多くなればなるほど、最終的な判断やチームの雰囲気づくりなど、人間にしかできない役割がますます重要になると思う。

アイデアソンを終えて

Copilotを活用した業務課題解決アイデアソンという取り組みは、Microsoft 365 Copilot業務利用試行の最後にふさわしい新たな経験の機会となりました。

今回をもって本試行は一区切りとなりますが、DX業務推進室では業務効率化と新規業務対応に向けての生成AI活用について、今後も継続して取り組んでいきます！